Faktury sprzedaży i zakupów stanowią większość księgowanych dokumentów. Przeważająca ich część księgowana jest przy użyciu operacji powtarzalnych. Na podstawie wcześniej dokonanych księgowań, stworzyliśmy automaty, które samoczynnie dokonają księgowania faktur w księdze, rejestrach VAT i transakcjach.
Do automatycznego księgowania faktur służy poniższy dialog, który uruchomimy klikając na ikonę Księguj faktury lub wchodząc w Miesiące -> Księguj faktury.
Po kliknięciu otworzy nam się następujący dialog.
Księgowanie faktury rozpoczynamy od wyboru szablonu rozliczenia w VAT. Następnie ustalamy kontrahenta i datę faktury. Sprawdzamy czy sugerowany termin płatności jest prawidłowy, wpisujemy numer dokumentu.
Następnie wybieramy automat księgowania, klikając w pole wskazane czerwoną strzałką.
Uwaga!!!
Automaty tworzone są automatycznie na podstawie wcześniej wykonanych księgowań faktur – konieczny jest tu zapis do księgi i powiązany z nim zapis do rejestru VAT. Poprawny automat powstaje, jeżeli wszystkie zapisy na kontach wynikają z kwot wpisanych do rejestru VAT.
Dodatkowym warunkiem powstania prawidłowego automatu jest zaksięgowanie wartości brutto faktury na koncie rozrachunkowym powiązanym z kontrahentem zgodnym z zapisem w rejestrze VAT.
Jeżeli w księdze i w rejestrze VAT znajdują się co najmniej dwa księgowania tworzące taki sam poprawny automat to staje się on dostępny na liście automatów do użycia.
W programie może zostać wyświetlonych więcej automatów niż 1. Przy wyborze automatu powinniśmy kierować się
- nazwą operacji
- numerami kont na jakie zostanie zaksięgowana faktura
- procentowym wskaźnikiem trafności wyboru
Po wybraniu szablonu wpisujemy kwoty z faktury i sprawdzamy czy sposób zaksięgowania wyświetlony po prawej stronie dialogu jest prawidłowy.
Wybieramy Zaksięguj. Program dokona zapisu i zadba o uzupełnienie o ewentualne uzupełnienie danych kontrahenta czy dodanie nowego konta rozrachunkowego.
W każdej chwili można dokonać podglądu dokumentów zaksięgowanych poprzez kliknięcie w klawisz Dzisiaj księgowane.
Automaty księgowe tworzą się same na podstawie wcześniej dokonanych księgowań. Jedynym warunkiem dla powstania automatu jest to, że dany sposób księgowania musi wystąpić co najmniej dwukrotnie w dotychczasowych operacjach. Można to osiągnąć przez księgowanie w dotychczasowy sposób, wybierając z menu głównego kolejne opcje: Księgowanie -> Miesiące -> Księgowania -> Przygotowane -> Dodaj. Alternatywnie można wykonać uzupełniające przepisanie danych: Plik -> Przepisz dane z poprzedniego roku -> Przepisanie uzupełniające.
W sytuacji księgowania wielu faktur sprzedażowych jednym wpisem do księgi można zmienić opcję menu głównego Zapisy do księgi na NIE, w takim wypadku pola wyboru automatu, operacji i symbolu staną się niedostępne, a skutkiem działania przycisku Zaksięguj będzie wyłącznie zapis do ewidencji VAT.
