Istnieją dwa sposoby zabezpieczenia dostępu do programu KPiR®. Pierwszy z nich to możliwość ustawienia hasła dla firmy. W momencie wybrania firmy do kontekstu program poprosi o podanie hasła. Aby ustawić hasło dla firmy w programie KPiR® przechodzimy do menu Funkcje -> Lista firm [F8] po zaznaczeniu odpowiedniej firmy wybieramy opcje Hasło z menu kontekstowego.
Drugim sposobem zabezpieczenia programu KPiR® jest dodanie operatora. Ta możliwość pojawiła się w programie od wersji 9.13.A. Jeżeli w programie istnieją operatorzy to program przed każdym uruchomieniem poprosi o wybranie operatora i podanie hasła.
Aby dodać operatora należy wybrać z menu opcję Konfiguracja -> Użytkownicy -> Dodaj
W tym dialogu podajemy Nazwę Operatora, ta nazwa pojawi się na liście operatorów, Imię Operatora i Nazwisko Operatora, Hasło oraz określamy rodzaj aktywności Aktywny, Aktywny sporadycznie, Nieaktywny. Zaznaczenie pola Nadzorca powoduje, że operator ma pełen dostęp do programu. Nadzorca może być tylko jeden. Po zatwierdzeniu dialogu program poprosi o ponowne podanie hasła. Jeśli hasło zostanie podane poprawnie operator zostanie dodany.
Aby wybrać operatora do kontekstu wybieramy go z Listy operatorów, która pojawia zaraz po uruchomieniu programu lub będąc już zalogowanym zmieniamy operatora wybierając go z menu Konfiguracja -> Użytkownicy.