W programie KPiR® mamy możliwość rozliczania użytkowanie auta w firmie poprzez kilometrówkę (odnotowywanie wyjazdów) jak i ograniczaną do wysokości kilometrówki – rejestrację kosztów (faktury za paliwo, naprawy). Nie jest moim celem uczenia kogokolwiek księgowości, stąd nie będę rozważał celowości stosowanie jednych wpisów czy drugich, a jedynie zaprezentuję możliwości ich stosowania.
W tej części zajmę się rozliczaniem poprzez rejestrację kosztów. Wchodzimy w opcję Funkcje -> Samochody prywatne:
Tutaj mamy możliwość stworzyć listę pojazdów używanych w firmie Wchodzimy w opcję Koszty.
Widzimy tutaj listę już wpisanych kosztów.
Dodajemy nowy dokument kosztowy do rejestru:
Aby to zrobić wchodzimy w opcję DODAJ…
Program pozwala na wpisanie daty, numeru dokumentu (rachunku), rodzaju kosztu (np. paliwo, wymiana oleju), kwoty kosztu oraz uwag. Dodatkowo w polach Rodzaj kosztu i Kwota działają klawiasze pomocnicze i tak:
– w polu Rodzaj kosztu działa klawisz F3 dzięki któremu można dostać się do listy wpisanych do programu kosztów (analogicznie jak w wierszach księgi);
– w polu Kwota działa klawisz F4, który służy do dopisania (dla firm będących płatnikami VAT) do rejestru zakupów VAT. Każde naciśnięcie tego klawisza dodaje następny wpis do rejestru.
Możemy teraz wydrukować zestawienie rozliczania kosztów. W tym celu wchodzimy w opcję Zestawienie.
Wpisujemy jakiego miesiąca ma dotyczyć nasze zestawienie i możemy je wydrukować.
Możemy także zaksięgować koszty (zbiorczym wpisem) w książce:
W tym celu wchodzimy w opcję Księguj:
Wpisujemy jakiego miesiąca ma dotyczyć księgowanie oraz czy program ma ograniczać kwotę do wysokości wartości wyjazdów:
Odpowiednie księgowanie zostanie zapisane na koniec wybranego miesiąca.