W programie KPiR® mamy możliwość rozliczania użytkowanie auta w firmie poprzez kilometrówkę (odnotowywanie wyjazdów) jak i ograniczaną do wysokości kilometrówki – rejestrację kosztów (faktury za paliwo, naprawy). Nie jest moim celem uczenia kogokolwiek księgowości, stąd nie będę rozważał celowości stosowanie jednych wpisów czy drugich, a jedynie zaprezentuję możliwości ich stosowania.
Rozliczanie kosztów użytkowania samochodów znajdziemy w opcji Funkcje -> Samochody [F4]:
Aby w ogóle zacząć rozliczać samochód prywatny należy dodać je do listy i tak: Wchodzimy w opcję Dodaj, a następnie wybieramy opcję: Samochód prywatny, bądź Samochód służbowy.
Dodając samochód prywatny mamy możliwość wpisania danych właściciela pojazdu, pojemności silnika oraz numeru rejestracyjnego samochodu. Właściciela samochodu można wybrać z listy właścicieli / pracowników danej firmy lub wpisać ręcznie. Dane te są potrzebne do zestawienia ewidencji wyjazdów. W zależności od pojemności, pojazd będzie przypisany do klasy samochodów dużych (powyżej 900 ccm) lub małych (do 900 ccm) i w zależności od tego liczona jest jego stawka za 1 km.
Teraz możemy przystąpić do wpisywania kilometrówki i kosztów użytkowania samochodu.
Nie jest to jedyne miejsce skąd można dostać się do rozliczania kosztów użytkowania samochodu. Podczas księgowania dokumentów w wierszach księgi trudno nagle, trafiając na fakturę kosztową związaną z używaniem auta, wychodzić z księgowań i wpisywać ją w dialogu użytkowania samochodów prywatnych. Aby takiej sytuacji uniknąć jest możliwość wpisania zarówno liczby przejechanych kilometrów jak i przypisania faktur do danego pojazdu. W tym celu musimy wejść w opcję Samochody [F4] -> Koszty -> Dodaj:
I tak:
– w polu Dzień działają klawisze: F4 – ewidencja wyjazdów – umożliwia dodanie wpisu do ewidencji wyjazdów (tzw. kilometrówka), jeśli firma ma wpisanych więcej niż jeden samochód program wybiera pierwszy z listy
– W polu Pozostałe wydatki mamy do dyspozycji klawisz F3 – służy on do przypisania do wiersza konkretnego samochodu. Dotyczy to rozliczenia wydatków poniesionych na przejazdy samochodem prywatnym. Wiersz można przypisać tylko jednemu samochodowi i nie jest to typowe rozliczenie kosztów używania auta. Takie rozliczenie uzyskamy tylko w opcji Funkcje -> Samochody prywatne.