Od października 2020 znaczna ilość firm została zobowiązana do wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych. Programy księgowe zostały dostosowane do wymagań tego systemu. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 osób mają czas na zawarcie umów o zarządzanie PPK do 27 października, a umów na prowadzenie PPK do 10 listopada 2020. Terminy zawarcia umów dla jednostek sektora finansów publicznych to odpowiednio 26.03.2021 i 10.04.2021 a pozostałych podmiotów to 23.04.2021 i 10.05.2021. Więcej informacji można znaleźć tutaj oraz w naszym poradniku.
Rejestracja uczestników PPK – co jest do zrobienia w module RP programu księgowego
- Ustalenie z pracownikami przedsiębiorstwa wysokości ewentualnych “składek dodatkowych”.
- Ustalenie listy pracowników, którzy przystępują do PPK. W rozumieniu przepisów dot. PPK “do programu zostanie przypisana automatycznie każda osoba zatrudniona, która ukończyła 18 rok życia ale nie ukończyła 55 roku życia i nie złożyła deklaracji rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.”. Taka deklaracja rezygnacji powinna przyjąć formę pisemnego oświadczenia pracownika.
- Wprowadzenie zdarzeń “Przystąpienia pracownika do PPK” (przycisk w dialogu danych pracownik
dla wszystkich pracowników przystępujących do PPK.
Zadbanie o kompletność danych pracodawcy:
- Numer NIP pracodawcy
- Rodzaj i numer dokumentu tożsamości (jeżeli osoba fizyczna)
- Nazwisko i imię właściciela (głównego) lub pełnomocnika.
Zadbanie o kompletność danych pracownika:
- Nazwisko
- Imię
- Imię drugie (nieobligatoryjnie)
- Data urodzenia
- Płeć
- Obywatelstwo (poprawny kod kraju zgodny z ISO-3166-1)
- Numer PESEL jeżeli pracownik taki posiada
- Rodzaj i numer dokumentu tożsamości jeżeli nie jest znany numer PESEL
- Adres zamieszkania (poczta, kod pocztowy, miejscowość, ulica, numer domu, numer mieszkania)
- Adres do korespondencji (poczta, kod pocztowy, miejscowość, ulica, numer domu, numer mieszkania)
- Numer e-mail do korespondencji
- Numer telefonu do korespondencji
Uruchomienie modułu Eksport PPK i przejście do zakładki Rejestracja. Ustalenie okresu raportowania zmian. Ewentualne braki lub nieprawidłowości danych zostaną wymienione w kolumnie “Uwagi” z informacją gdzie należy poprawić dane. Szczegóły wysyłanych danych można sprawdzić pod przyciskiem “Szczegóły”.
- Wyeksportowanie danych do pliku *.CSV lub *.XML w zależności od formatu preferowanego przez portal wybranej Instytucji Finansowej PPK. Możliwość eksportu danych jest warunkowana poprawnością wszystkich eksportowanych informacji – nie mogą występować błędy blokujące (czerwone) w kolumnie “Uwagi”.
- Zaimportowanie danych przez portal instytucji PPK z którą została podpisana umowa.
Naliczanie składek PPK
W wyniku przystąpienia pracownika do PPK (jak wyżej pkt 3) wszystkie wypłaty pracownika, począwszy od daty przystąpienia, zostaną obciążone składkami PPK. Równolegle z nimi zostaną naliczone składki PPK pracodawcy. Obliczone wartości składek będą pokazane na listach płac i zestawieniach.
Jeżeli chcemy włączyć kolumnę PPK należy wybrać -> Zbiorczo -> Lista -> Płace na umowie o pracę i zaznaczyć checkbox “Drukować kolumnę Skł. PPK”
Po naliczeniu składek pracodawca jest zobowiązany do wpłacenia potrąconych składek na rachunek wskazany przez Instytucję Finansowa PPK i do dostarczenia raportu o naliczonych składkach. Raport taki można wykonać w module Eksport PPK.
Po uruchomieniu programu, wybraniu zakładki Składki, wybraniu miesiąca składkowego i jego “Zatwierdzeniu”, można wyeksportować dane do pliku *.CSV lub *.XML. Dane z pliku należy wczytać przez portal Instytucji Finansowej PPK.
Zmiany danych uczestników PPK
Współpraca pracodawcy z Instytucją Finansową PPK wymaga również raportowania zmian danych uczestników. Dotyczy to zarówno danych identyfikacyjnych jak i ewentualnych zmian oskładkowania. Informacje o zdarzeniach dot. PPK wprowadza się w dialogu Pracownicze Plany Kapitałowe.
Zmiany danych identyfikacyjnych i adresowych wprowadzane są w polach dialogu pracownika.
Raportowaniem tych zmian do Instytucji Finansowej PPK zajmuje się moduł Eksport PPK. Przed wygenerowaniem plików raportów należy ustalić okres raportowania zmian. Następnie należy przejrzeć każdą z zakładek jakie zaznaczono na poniższym rysunku i w przypadku gdy zawartość nie jest pusta, należy wyeksportować takie informacje do Instytucji Finansowej PPK.
Uwaga: Jeżeli zapewnimy, że z “raporty o zmianach” z danego okresu zostaną wyeksportowane w komplecie przez portal, to nie będzie już potrzeby powracania do tego okresu i w przyszłości pozostanie nam jedynie raportowanie zmian z następnych okresów. W przeciwnym przypadku trudno się będzie zorientować jakie zmiany zostały dostarczone a jakie nie.