Ustalanie kursu waluty
W trakcie księgowania faktur z użyciem szablonu możliwe jest księgowanie w walucie innej niż złoty polski. W takim wypadku, po podaniu danych kontrahenta, wskazaniu szablonu i wyborze automatu księgowania, dla którego wartości na fakturze wyrażone są w walucie obcej, należy podać w stosownym polu kurs waluty.
Program korzysta z listy kursów odszukując na niej kursu z ostatniego dnia poprzedzającego datę podaną w polu Data faktury. W wypadku odnalezienia, nad polem Kurs wyświetlana jest data ustalenia kursu, a wartość kursu jest sugerowana w polu Kurs. Jeżeli na liście kursów nie istnieje żaden zapis z datą poprzedzającą datę faktury, wyświetlana jest wartość 0,00 i nie ma daty ustalenia kursu.
Jeżeli użytkownikowi nie odpowiada ustalona data kursu, to naciskając klawisz F3 lub klikając przycisk po prawej stronie pola Kurs, powoduje otwarcie listy kursów ustalonej waluty.
Okno listy kursów wskazanej waluty:
W zależności od wybranego uprzednio typu szablonu (sprzedaży lub zakupu), wyświetlana lista przedstawia kursy sprzedaży lub zakupu. Dla ułatwienia komunikacji, dodając w tym oknie kolejne notowanie kursu waluty, wprowadzana wartość sprzedaży (lub odpowiednio zakupu) jest jednocześnie powielana dla analogicznego kursu zakupu (lub sprzedaży).
Jeżeli waluta została zdefiniowana z zaznaczoną opcją Pobierz z NBP, to akcje usuwania, dodawania i modyfikacji są nieskuteczne, aby uniemożliwić użytkownikowi przypadkowe zmodyfikowanie danych. W przeciwnym wypadku użytkownik może samodzielnie dopisać kurs, który będzie podpowiadany automatycznie w przyszłych księgowaniach.
Zarządzanie walutami i listami kursów
Aby utworzyć nową listę walut lub zmodyfikować atrybuty istniejącej, należy użyć opcji Waluty , dostępnej w głównym menu okna księgowania faktur z użyciem szablonu.
Pojawia się wtedy okno przedstawione poniżej:
Górny obszar okna służy do zarządzania walutami, umożliwiając nazwanie waluty, podanie jej symbolu, który będzie wyświetlany przy odpowiednich polach okna księgowania, oraz Krotność, czyli liczbę jednostek określonej waluty, dla której podawany jest kurs.
Uwaga: Należy zwrócić uwagę na fakt, że kurs waluty w programie jest podawany z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a kurs odczytywany z tabel kursów jest dostarczany z dokładnością czterech miejsc po przecinku z przelicznikiem (liczbą jednostek walut). Należy przyjąć wartość krotności na poziomie 100 × przelicznik, aby uniknąć zaburzenia wartości kursu przy zaokrąglaniu.
Zaleca się, aby podawane symbole waluty były wpisywane wielkimi literami.
Program umożliwia automatyczne pobieranie pobieranie kursów z NBP pod warunkiem, że przy walucie zaznaczono opcję Pobieranie kursów z NBP, w polu Symbol wprowadzono identyfikator waluty, dla której NBP prowadzi notowania, a stanowisko posiada połączenie z Internetem.
Automatyczne pobieranie kursów walut ma miejsce przy starcie programu i dotyczy wyłącznie tych dni, dla których na liście kursów nie określono jeszcze wartości. Istniejące wartości nie są nadpisywane, dzięki czemu użytkownik ma możliwość ich modyfikacji, bez obawy o ich późniejszą niezamierzoną zmianę. Przy starcie programu usuwane są również wpisy w tabelach, dla których nie określono ani kursu zakupu ani kursu sprzedaży, a w przypadku gdy określono tylko jeden z nich, jego wartość jest powielana do drugiej.
Po dodaniu kolejnej waluty do listy przy zaznaczonej opcji Pobieranie kursów z NBP, użytkownik zostanie poinformowany komunikatem o rozpoczęciu procesu pobierania kursów, który jest przeprowadzany w tle działania programu, aby umożliwić normalną pracę.
Proces pobierania trwa kilkadziesiąt sekund i kończy się odpowiednim komunikatem:
Listy walut są wspólne dla wszystkich firm obsługiwanych w programie, dlatego możliwe jest wprowadzenie wielu list kursów walut dla tej samej waluty.
Uwaga: Lista walut jest przyjmowana na podstawie pierwszych księgowań tworzących automaty. Podczas księgowania tworzącego automaty w kontekście określonej firmy zaleca się unikać korzystania z różnych list kursów tej samej waluty.
W dolnym obszarze okna Waluty i kursy można dodać, zmodyfikować lub usunąć pozycję wybranej uprzednio listy walut. W tym wypadku, poza datą kursu można oddzielnie ustalić kurs zakupu i kurs sprzedaży, a ponadto podać źródło danych, wpisując odpowiednią wartość w pole Numer tabeli.
Uwaga: Pobierane są kursy walut dla roku, dla którego prowadzone są księgi oraz dla grudnia poprzedzającego ten rok.
Uwaga: Program uruchamiany po raz pierwszy posiada predefiniowane waluty o kursach pobieranych z NBP: EUR, USD, CHF, UAH, RUB.
Import faktur
Przy imporcie faktur z JPK_FA najpierw rozpatrywany jest symbol waluty, w jakiej wyrażone są kwoty zawarte w pliku. Jeżeli nie jest zgodny z żadną listą walut, zadeklarowaną w oknie Waluty i kursy, to operacja kończy się informacją o nieobsługiwanym kodzie waluty. W przeciwnym wypadku, dla każdej faktury pobierany jest kurs dla daty poprzedzającej bezpośrednio datę wystawienia faktury z listy zgodnej z utworzonym uprzednio automatem księgowania.
Dla faktur zakupowych kurs jest ustalany na podstawie wcześniejszej z dat dostawy i wystawienia faktury. Jeżeli na liście kursów nie określono żadnego kursu dla daty poprzedzającej rozpatrywane, przyjmowany jest kurs o wartości 0,00, wymagający w uzupełnienia w dalszym toku procesu księgowania.