Szablony służą do szybkiego, intuicyjnego i bezpiecznego księgowania w Księdze Handlowej KsH. Jedyną trudnością jest… samo stworzenie szablonów, ale… „stworzysz raz a korzystasz już cały czas”.

W KsH w opcji Funkcje -> Szablony księgowania możemy tworzyć szablony:

Proces tworzenia szablonów księgowania zostanie przedstawiony na przykładzie tworzenia szablonu sprzedaży do wpisywania do księgi. W opcji Funkcje-> Szablony księgowania -> Przy wpisywaniu tworzymy szablony, które wykorzystywane są podczas księgowania w opcji Księga -> Miesiące -> Księgowania -> Przygotowane -> Dodaj -> Szablony.

Przykład

Firma X sprzedała towar Kontrahentowi 1. Faktura VAT opiewała na kwotę 1000 zł netto + 23% VAT. Kontrahent 1 jest zobowiązany do zapłacenia firmie X 1.220 zł. Zapis księgowy tej operacji w księgach firmy X wygląda następująco:

Jak przygotować szablon sprzedaży z rejestracją podatku VAT oraz z dodaniem transakcji?

Poprzez opcję Funkcje -> Szablony księgowania -> Przy wpisywaniu-> Dodaj dodajemy szablon księgowania.

W polach:

• Nazwa szablonu – nadajemy nazwę szablonu „Sprzedaż z VAT”

• Uwagi – zapisujemy uwagi do tworzonego szablonu (uwagi te nigdzie podczas księgowania nie zapisują się),

• Operacja – wypełnienie tego pola spowoduje podczas użycia szablonu wypełnienie pola Operacja w module księgowania (np. sprzedaż towarów),

• Numer dowodu – wypełnienie tego pola spowoduje podczas użycia szablonu wypełnienie pola Numer dowodu w module księgowania (np. wpisanie symbolu dokumentu FV spowoduje, że podczas księgowania automatycznie wpisywany będzie symbol „FV” i wystarczy ręcznie dopisać do symbolu odpowiedni numer faktury ),

• Symbol – określamy symbol rodzaju operacji, ułatwia to wyszukiwanie wierszy w księdze (np. DS – Dziennik Sprzedaży).

U dołu dialogu znajdują się dodatkowe opcje, które umożliwiają:

• Wyświetlenie informacji o bilansowaniu się księgowania,

• Wyświetlenie dialogu końcowego z wpisami.

Dodawanie elementów szablonów:

Każdy szablon składa się z minimum dwóch elementów. Jeden element szablonu odzwierciedla pojedynczy zapis na jednym koncie. Tak więc w naszym przykładzie będziemy mieli trzy elementowy szablon.

1. Dodawanie pierwszego elementu na koncie 731 – Przychody ze sprzedaży towarów

Zgodnie z kanonem księgowania na koncie przychodowym księgujemy przychód w kwocie netto po stronie Ma.

W polu Konto mamy do wyboru dwie opcje:

• Stały numer konta,

• Numer podawany przez użytkownika.

Użycie pierwszej opcji spowoduje, że szablon będzie księgował zawsze na koncie podanym w polu Konto. Zaznaczenie drugiej opcji uaktywnia pole Tekst przy pytaniu o numer, w którym należy podać tekst, który będzie pojawiał się przy pytaniu o numer konta przychodowego. W miejsce pola Konto pojawia się pole Numer domyślny konta co oznacza, ze w polu które będzie wypełniał użytkownik pojawi się domyślnie właśnie taki numer konta.

Polecamy nie uzupełniać tego pola pełnym numerem konta, ponieważ w momencie gdy pojawi się w polu konto z pełnym numerem (np.701) to aby zmienić numer konta musielibyśmy najpierw skasować numer domyślny a następnie wpisać pożądany numer. Znacznie elastyczniejszym rozwiązaniem jest zamieszczenie tylko początku numeru konta (np.”7”) – co podczas używania szablonu umożliwi poprzez klawisz F3 – lista kont księgowych przejść na odfiltrowaną listę kont zespołu 7 (konta zaczynające się 7)..

W naszym przykładzie zaznaczymy opcję Numer podawany przez użytkownika, w polu Numer domyślny konta wpisujemy liczbę „7”.

W części Wn i Ma są takie same trzy opcje do wyboru:

1. kwota podawana przez użytkownika,

2. kwota wyliczana z formuły,

3. stała kwota.

Kwota podawana przez użytkownika:

Zaznaczenie opcji kwota podawana przez użytkownika uaktywnia z prawej strony ekranu pola:

• Formuła domyślna,

• Tekst przy pytaniu.

W pierwszym polu można zamieścić formułę matematyczną lub samą kwotę, której wynik będzie się domyślnie wyświetlał w polu, w którym użytkownik będzie wpisywał kwotę dotyczącą tego elementu. W polu Tekst przy pytaniu wprowadzamy tekst prośby o wypełnienie odpowiednimi danymi pola.

W naszym przykładzie po stronie Ma zaznaczamy opcję kwota podawana przez użytkownika. Wypełniamy pole Tekst przy pytaniu brzmi: „Proszę podać kwotę netto faktury”. Nie ma potrzeby wypełniania pola Formuła domyślna, ponieważ użytkownik sam wpisywać będzie kwotę netto.

Kwota wyliczana z formuły:

Zaznaczenie opcji kwota wyliczana z formuły umożliwia określenie formuły matematycznej, na podstawie której zostanie obliczona wartość składnika. W tym celu wypełnia się pole Formuła matematyczna. Dodatkowo można określić stopień zaokrąglenia wyniku w polu Zaokrąglać do. Opcja jest bardzo przydatna przy stałych parametrach formuły.

Stała kwota:

Zaznaczenie opcji Stała kwota udostępnia pole Kwota, w którym wpisuje się stałą kwotę (najczęściej zero), którą dany element po odpowiedniej stronie konta (Wn lub Ma) otrzyma.

W naszym przykładzie po stronie Wn zaznaczamy opcję Stała kwota, ponieważ po stronie Wn nie będzie żadnych zapisów czyli kwota jest zerowa.

Pole Opis:

W polu Opis dostępne są następujące opcje:

• Stały opis przy wszystkich elementów – program wypełni pole Opis (dodatkowy) każdego elementu księgowania wypełnionym tekstem w polu Domyślny opis,

• Stały opis przy tym koncie – program wypełni pole Opis (dodatkowy) tego elementu księgowania wypełnionym tekstem w polu Domyślny opis,

• Podawany opis dla wszystkich elementów – po zaznaczeniu tej opcji dostępne staje pole Tekst przy pytanie o opis. Dodatkowo dostępne jest pole Domyślny opis. Działanie tych pól jest bardzo podobne jak przy pytaniach o numer konta i kwotę operacji. Wypełniany opis przez użytkownika dotyczyć będzie każdego elementu księgowania,

• Opis podawany przez użytkownika – opcja ta działa podobnie jak poprzednio omówiona opcja, z tym że wprowadzany opis dotyczy tylko tego elementu księgowania a nie wszystkich.

Identyfikatory Wn i Ma

W polach tych wpisujemy nazwę tego elementu, który będzie identyfikatorem wartości tego pola. Wpisujemy identyfikator w tym miejscu, w którym pojawią się wartości tego elementu. W naszym przykładzie nadamy identyfikator stronie Ma i nazwiemy go NETTO23. Dzięki tym identyfikatorom będzie można użyć kwotę tego elementu do:

• tworzenia formuł matematycznych,

• obliczania wartości domyślnych (np. kwoty podatku VAT) oraz

• automatycznego uzupełnienia kwot w odpowiednim rejestrze VAT.

Uwaga!

Wielkość liter identyfikatorów ma istotne znaczenie. Identyfikator „netto” to nie to samo co „NETTO23”.

2. Dodawanie drugiego elementu na koncie 221 – Rozrachunki z tytułu VAT

Kwotę podatku VAT od sprzedaży (podatek VAT należny) księgujemy po stronie Ma. Kwotę podatku obliczamy na ogół od kwoty netto faktury odpowiednią stawką podatku VAT. W naszym przykładzie stawką podatku VAT jest stawka podstawowa czyli 23%. Podatek obliczamy mnożąc kwotę netto przez 23% podatku.

W jaki sposób zdefiniować ten element szablonu?

Po zatwierdzeniu wcześniejszego szablonu, należy wybrać opcję Dodaj, w celu dodania nowego szablonu.

Na ogół podatek VAT należny księgować na jednym stałym koncie. W naszym przykładzie konto podatku VAT jest stałym kontem dlatego:

• zaznaczamy w części Konto opcję Stały numer konta,

• w polu Numer wpisujemy numer konta 221 – Rozrachunki z tytułu VAT.

W części Wn zaznaczamy opcję Stała kwota, ponieważ po stronie Wn konta 221 nie będzie żadnych zapisów.

W części Ma najelastyczniejszym rozwiązaniem jest zaznaczenie opcji Kwota podawana przez użytkownika. W polu Tekst przy pytaniu wpisujemy „Proszę podać kwotę podatku VAT”. Dla ułatwienia i przyspieszenia księgowania w polu Domyślna formuła proponujemy wpisać formułę: NETTO * 0,23. Dzięki wpisaniu tej formuły program w polu, w którym użytkownik będzie wpisywał kwotę podatku VAT pojawi się domyślnie obliczana kwota podatku obliczona na podstawie tej formuły. W przypadku naszego przykładu będzie to kwota 230 zł (NETTO = 1000 * 0,23). Oczywiście procent podatku najlepiej wypełnić najczęściej używaną stawką podatku VAT przez użytkownika.

Podobny efekt uzyskamy wybierając opcje Kwota wyliczana z formuły. Wpisując w polu Formuła matematyczna formułę NETTO * 0,23 program sam bez żadnego pytania będzie obliczał 23% podatek VAT od kwoty netto.

Jest jednak kilka wad takiego rozwiązania:

• szablon staje się sztywny, ponieważ będzie liczył podatek VAT tylko 23%,

• istnieje zagrożenie, że podatek VAT będzie się o kilka groszy różnił pomiędzy obliczeniem automatycznym a tym co jest na fakturze,

• brak kontroli kwoty podatku VAT podczas używania szablonu (kwota podatku nie wyświetla się).

W naszym przykładzie użyjemy więc pierwszego rozwiązania.

W polu Identyfikator Ma proponujemy wpisać słowo VAT.

3. Dodawanie trzeciego elementu na koncie 201-0001 – Kontrahent 1

Trzeci i ostatni element tego księgowania to obciążenie konta kontrahenta 1, który zakupił towar od firmy X. Czyli zapis na koncie kontrahenta 201-0001 będzie po stronie Wn w kwocie, którą kontrahent będzie winny firmie X – czyli w kwocie brutto faktury.

W większości przypadkach firmy posiadają wielu kontrahentów, dlatego użytkownik podczas księgowania powinien mieć możliwość wybrania konta z planu kont. W tym celu należy zaznaczyć w polu Konto opcje Numer podawany przez użytkownika. W polu tekst przy pytaniu o numer wpisujemy „Proszę podać numer konta kontrahenta”. W polu Numer domyślny najlepiej jest wpisać numer konta sumarycznego Rozrachunków z odbiorcami – w naszym przykładzie będzie to konto 201.

Kwota, którą będziemy na tym koncie księgować jest sumą poprzednich dwóch elementów – czyli jest to element bilansujący operację. Dlatego nie ma potrzeby definiowania elementów strony Wn i Ma wystarczy zaznaczyć opcje Bilansuj kwoty Wn i Ma dla całego księgowania. Zaznaczenie tej opcji spowoduje zbilansowanie całej operacji po przeciwnej stronie poprzednich elementów. Program robi to automatycznie bez wyświetlania żadnych informacji podczas księgowania. W takiej sytuacji mamy pewność co do spełnienia zasady podwójnego zapisu.

Wpis do rejestru VAT

Do tego elementu księgowania należy dodać operacje wpisu do odpowiedniego rejestru VAT. Przypisanie wpisu do rejestru VAT akurat do tego elementu szablonu, wynika z tego, że w momencie gdy szablon przejdzie z wpisu do rejestru to program sam automatycznie przypisze odpowiednio dane kontrahenta. Warunkiem koniecznym dla takiego działania szablonu jest przypisanie kontrahenta do konta.

Do przypisania wpisu do rejestru VAT służą klawisze VAT – sprzedaż dla rejestru VAT sprzedaży oraz VAT – zakup dla rejestru zakupu VAT.

Klawisz:

• VAT – sprzedaż przenosi do dialogu „Określanie sposobu wpisu do rejestru sprzedaży VAT”,

• VAT – zakup przenosi do dialogu „Określanie sposobu wpisu do rejestru zakupów VAT”.

Wybieramy opcję „VAT – sprzedaż”:

W dialogu „Określanie sposobu wpisu do rejestru sprzedaży VAT” w lewej kolumnie pól określamy podstawę opodatkowania czyli kwotę netto. Do tego celu używamy wcześniej zdefiniowanego identyfikatora. W naszym przykładzie jest to identyfikator NETTO i wpisujemy go w polu Kwota netto 23%. W prawej kolumnie pól określamy domyślne pole podatku VAT. Wpisujemy identyfikator VAT i wpisujemy go w polu Kwota VAT [Stawka podstawowa ]%. Wpisanie identyfikatorów w te pola powoduje podczas użytkowania szablonu automatyczne wypełnienie wybranych pól odpowiednio: kwotą netto i VAT. W polu Rodzaj wpisu określamy rodzaj wpisu (np. faktura VAT netto) oraz rejestr w polu Numer rejestru.

W identyczny sposób definiujemy wpis do rejestru zakupu VAT.

Przypisywanie transakcji

Transakcje przypisujemy do kont zdefiniowanych jako rozrachunkowe. Dlatego w naszym przykładzie dodajemy operacje transakcji właśnie do konta rozrachunkowego z kontrahentem 1 na koncie 201-0001.

Aby móc dodać lub przypisać transakcję podczas księgowania używając szablonu należy przejść poprzez klawisz Transakcje i zaznaczyć opcję dodanie transakcji lub przypisanie do już istniejącej. W naszym przykładzie zaznaczamy opcję dodanie transakcji.

Zanim zaczniemy księgować naszym szablonem działanie tak zdefiniowanego szablonu można sprawdzić używając klawisza Sprawdź.

W następnym oknie pojawi nam się kwota podatku VAT, która powinna być już obliczona automatycznie.

W kolejnym oknie zatwierdzamy konto, które powinno być już uzupełnione automatycznie, ponieważ podaliśmy je w szablonie. Na samym końcu widzimy, że nasz szablon działa poprawnie.