Zebraliśmy wszystkie pytania, na które nie otrzymali Państwo odpowiedzi podczas ubiegłego Webinaru VOF i odpowiedzieliśmy na nie.
Czy klient musi mieć kupione to oprogramowanie?
- Nie, klient biura rachunkowego nic nie płaci.
Dokumenty dodawać pojedynczo, nie zeskanowane w pliku pdf?
- Jest to w pełni obojętne. Może być wiele faktur w jednym pliku.
A co z fakturami o słabej jakości np faktury z biedronki?
- Nie ma z tym problemu, one również są czytane.
Odczytuje cały nr czy tylko część?
- Odczytuje cały numer.
A jeżeli źle odczyta numer faktury, często w przypadku paragonów tak może być, to i tak trzeba wpisać numer ręcznie?
- Wystarczy kliknąć na numer na podglądzie faktury.
Co w przypadku faktur w których odliczamy 50% Vat oraz ograniczamy w kosztach KPIR?
- Należy dodać odpowiedni schemat.
Czy mogę pobierać skany lub pdf po prostu z maila czy fv muszą pochodzić z aplikacji klienta? W sensie czy klient musi mieć aplikację?
- Klient może wysyłać faktury na dedykowanego maila wygenerowanego w Scanye, wrzucac zdjecia aplikacją mobilną, lub wgrywać skany przez panel Scanye w przeglądarce.
A gdy na fakturze uproszczonej jest podany tylko VAT i Brutto to należy liczyć ręcznie czy program sam obliczy?
- Varico Obieg Faktur sam przeliczy.
Co w przypadku , gdy faktura dotyczy kilku zdarzeń, np zakup środka trwałego, zakup innych towarów i usług dodatkowych
- Jeden schemat księgowy, to jedna faktura.
Czy funkcjonalność rozwiązania zawiera możliwość wykonywania lokalnego backupu korespondencji oraz dokumentów?
- Dokumentów tak, korespondencji nie.
Jak długo te dokumenty są przechowywane?
- Dopóki klient płaci.
Czy VOF współpracuje tylko z Scanye czy z innymi programami też?
- Obecnie Varico Obieg Faktur współpracuje tylko z KPIR i KSH. Należy dopisać klienta do listy osób, które chcą obsługiwać inne programy.
Przypadek. Faktura leasingowa samochodu osobowego z dwoma pozycjami. Leasing oraz druga pozycja opłata za dodatkową usługę. Jak to jest rozwiązane.
- Jeden schemat księgowy, to jedna faktura.
Czy klient aby odpowiedzieć musi się zalogować? A co z klientami, którzy nie są techniczni albo nie chcą korzystać z dodatkowych progamów?
- Możemy logować się za nich.
W jakich formatach muszą być dokumenty od klienta? U jednego klienta czasem jest kilka różnych formatów, np. excel, pdf, jpg, word. Czy każdy format można „zaciągnąć” do aplikacji?
- Dokumenty muszą być w formacie – png. jpg. pdf.
Czy jest jakiś sposób weryfikacji ? Czy dostaliśmy komplet dokumentów od klienta ?
- Klient oznacza to w panelu po swojej stronie.
Jaka cena za tą część rozwiązania, która dostępna jest dla klienta biura (per kinet czy jakieś przedziały ilościowe klientów)?
- Wszystko jest w cenie, Klient biura rachunkowego nic nie płaci.
A co z Fakturami co mają więcej niż jedną stronę
- Z takimi fakturami nie ma problemu, jedyne co, to wszystkie strony muszą być w jednym pliku.
Witam. Czy KseF będzie dotyczyło jednoosobowej firmy?
- Tak KSeF będzie obligatoryjny dla wszystkich przedsiębiorstw, niezależnie od wielkości.
Co z raportami z kasy fiskalnej?
- Należy je doksięgować ręcznie, jak dowód wewnętrzny.
Faktura dwustronna a zdjęcie – bedą to dwa pliki osobne, czy to się nie pogubi?
- Należy osobno połączyć takie pliki przed wgraniem, w Scanye nie ma opcji łączenia plików. Jednak rozważane jest dodanie takiej funkcji.
Powiedzmy, że wykupiłam dostęp do 50 firm. Co w przypadku, gdy jedna firma się zamknie, a w międzyczasie zawrę umowę z nową firmą? Czy to już kolejna firma, czy nadal mieszczę się w limicie 50 firm?
- Płaci się za „slot / miejsce na firmę”. Firmę można usunąć i na jej miejsce wrzucić inną.
Czy klient może wystawiać faktury z Waszej aplikacji, jeśli tak, czy są za to jakieś opłaty?
- W ramach otrzymanego dostępu będzie bezpłatny moduł wystawiania FV.
A co jeżeli ja jako biuro wystawiam dla podatnika faktury?
- Jest możliwość połączenia konta biura rachunkowego z kontem klienta. Wtedy możemy przełączać się pomiędzy klientem a biurem rachunkowym. Inną opcją jest logowanie się na jego poświadczeniach, przykładowo w innej karcie.
Czy w jednym pliku pdf może być więcej niż 1 faktura. Jeśli tak, to jakie ilości dokumentów (w 1 pliku) lub wielkość pliku, byłyby akceptowalne?
- Jeden plik,to jedna faktura.
Czy po wejściu KSeF posiadanie VOF będzie niezbędne?
- Nie, jednak Varico Obieg Faktur bardzo ułatwi pracę, gdy tylko Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie.
Ale zanim prześle do vof, to z czego mam do vof przesłać?
- Do Varico Obieg Faktur możemy przesyłać faktury w różny sposób, jak i nawet je ręcznie wpisać. Możemy:
- użyć OCR i zeskanować papierową do VOF,
- po podłączeniu do KSeF’u pojawi się ona w usłudze Varico Obieg Faktur automatycznie,
- importować z programu sprzedażowego o ile jest zgodny ze Scanye.
Czy szablony są w Scanye czy musimy je stworzyć ?
- Szablony w Scanye są na podstawie szablonów księgowania z programu KPiR.
Co zrobić jeżeli brakuje schematu? np. księgowanie faktury dot. eksploatacji samochodu od firmy bez VAT? Nie ma takiego schematu do wyboru.
- Należy doksięgować manualnie w Varico.
Co z dostępem do faktur jak klient zakończy działalność lub zmieni biuro rachunkowe ?
- Klient może kupić Varico Obieg Faktur bezpośrednio dla siebie i wtedy przepinamy konto na nowo zakupione. Jeśli zmieni biuro rachunkowe na takie, które już posiada VOF, to także możemy go tam wpiąć.
Czyli zeskanowane dokumenty można zapisać do osobnego pliku w pdf a fizycznie dokumentów nie mam i klient sam u siebie je trzyma a w księgowości jest elektronicznie
- Tak, można pobrać fakturę w formacie PDF z platformy Varico Obieg Faktur. Działa to po stronie biuro rachunkowego, jak i Klienta.
Najbardziej interesuje nas jak faktury zaczytują się w Varico. Czy jesteście w stanie to pokazać?
- Jest to pokazane w przygotowanym przez nas FAQ -> https://pomoc.varico.pl/t/praca-z-dokumentami-jak-oznaczyc-sposob-ksiegowania-faktur-w-vof/. Zachęcamy do zapoznania się!
Czy środki trwałe też będą rozbudowane?
- Na ten moment nie było takich planów.
Czy oprócz dokumentów przechowywanych cyfrowo, będą przechowywane dokumenty papierowe ?
- Papierowe, tzn. te które zostaną zeskanowane? Jeśli tak, to będą one przechowywane w systemie skany tych FV.
A co z numeracją dokumentów w KPiR?
- Pobieranie paczki z Varico Obieg Faktur do KPiR działa na tej samej zasadzie co zaimportowanie JPK lub innego pliku. Trafia do księguj faktury, więc tutaj nie ma zmian.
W jaki sposób dodać nowe szablony?
- Nie ma możliwości tworzenia samodzielnie szablonów księgowania.
A będzie szkolenie, jak to wychodzi ze strony Varico na KPiR oraz KSH? jak wczytać faktury?
- Tak, cały plan szkolenia/wdrożenia, jest opisany na naszym sklepie -> https://sklep.varico.pl/strona-glowna/240-wdrozenie-varico-obieg-faktur.html. Zachęcamy do skorzystania!
Czy w ramach współpracy z ksef można tylko ściągać i wysyłać faktury? czy są też inne funkcje, np czy. można nadawać uprawnienia w kserf innym?
- Nie, to tylko można zrobić na platformie Ministerstwa Finansów.
Czy jeżeli klient wyśle plik faktur powie ze jest komplet a potem po dwóch dniach znajduje kolejne pliki nadpisują się?
- Żadne dokumenty się nie nadpisują, mogą się zdublować, ale to już jest po stronie użytkownika, aby to kontrolował.
Czy mogę zaprosić tylko część swoich klientów? Np. mam 57 klientów, ale chcę dostęp tylko dla 45.
- Tak, szczegółowo opisaliśmy to w naszym FAQ -> https://pomoc.varico.pl/t/jak-zaprosic-klientow-biura-rachunkowego-do-varico-obieg-faktur-vof/.
Jaki @ zapisujemy na VOF jeżeli sami będziemy zaciągać dokumenty a nie klient
- Ze względów bezpieczeństwa i poufności, nie powinni Państwo wykonywać tego za klienta. Jednak jeśli jest taka konieczność, to e-mail może być dowolny.
Czego nie może zrobić pracownik biura – co może robić administrator-właściciel ?
- Różnica między administratorem, a użytkownikiem jest w możliwości przypisywania firm. Większej różnicy nie ma. Administrator przypisuje jakie firmy może obsługiwać użytkownik.
Dostęp archiwalny do dokumentów klienta, który już nie jest obsługiwany przez dane biuro. Na przykład po 5 latach?
- W dowolnym momencie można sobie pobrać wszystkie faktury na dysk i zrobić kopię zapasową. My trzymamy faktury, dopóki klient płaci za usługę.