W momencie księgowania mamy cztery możliwości szybkiego dodania numeru dokumentu. Taką możliwość najlepiej wykorzystać gdy:
1) numer wpisywany różni się od poprzedniego o jeden na ostatniej pozycji np: nr poprzedni to 21/02/21, a więc wpisywany to 21/02/22;
2) numer wpisywany różni się od poprzedniego o jeden na pierwszej pozycji np: nr poprzedni to 21/02/21, a więc wpisywany to 22/02/21;
3) numer wpisywany jest taki sam jak ostatnio dodany;
4) numer wpisywany jest taki sam jak przedostatnio dodany;
Jeśli numery dokumentów odbiegają od powyższych zasad to niestety program nie będzie w stanie nam pomóc.
Aby zademonstrować działanie tego mechanizmu proszę wpisać dwa dowolne księgowania o numerach 20/02/20 oraz 21/02/21 (w kolejności zgodnej z numeracją).
1) Po wejściu w okienko Nr dowodu i wciśnięciu klawisza F4 program automatycznie podpowie numer o jeden większy w ostatniej części numeru ostatnio wpisanego, w naszym przykładzie będzie to numer 21/02/22:
2) Po wejściu w okienko Nr dowodu i wciśnięciu klawisza F5 program automatycznie podpowie numer o jeden większy w pierwszej części numeru ostatnio wpisanego, w naszym przykładzie będzie to numer 22/02/21:
3) Po wejściu w okienko Nr dowodu i wciśnięciu klawisza F6 program automatycznie podpowie numer taki sam jaki był w poprzednim księgowaniu, w naszym przykładzie będzie to numer 21/02/21:
4) Po wejściu w okienko Nr dowodu i wciśnięciu klawisza F7 program automatycznie podpowie numer taki sam jaki był w przedostatnim księgowaniu, w naszym przykładzie będzie to numer 20/02/20: Jak widać przy księgowaniu np. sprzedaży, gdzie powinna być zachowana kolejność numeracji, wystarczy odpowiednio poukładać sobie faktury aby przy księgowaniu nie tracić czasu na żmudne „wklepywanie” kolejnych numerów dokumentów.