Jak skutecznie zgłaszać błędy do programów?

Zarówno nam, jak i Klientom zależy na sprawnym rozwiązywaniu zaistniałych problemów. Dlatego bardzo istotne jest prawidłowe zgłaszanie błędów. Dzięki temu unikniemy niepotrzebnych telefonów i dodatkowych pytań, a problem zostanie szybciej rozwiązany. Poniżej wymieniamy najczęściej występujące “problemy” i najbardziej skuteczny sposób działania w takim przypadku.

“Nie liczy tak jak powinno”

Najlepsza metoda zgłaszania:

Wiadomość mailowa na adres serwisu lub zgłoszenie poprzez system zgłaszania błędów w programie.

Informacje potrzebne do przeanalizowania sytuacji i udzielenia konkretnej odpowiedzi:

Wyliczenia klienta pokazujące jak dana rzecz powinna być liczona przez program;
podstawa prawna, według której wyliczenia powinny być prowadzone właśnie w sposób wskazany przez klienta;
dane wejściowe i sumy podane przez program (w formie archiwum z programu).

Kilka słów uzasadnienia dlaczego telefon nie wystarczy:

Taka sytuacja zawsze wymaga przeanalizowania zgłoszenia pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami i nie da się jej wyjaśnić podczas rozmowy telefonicznej z serwisantem. Ilość informacji jakie należy przekazać jest duża, a informacje te muszą być precyzyjne. Przy rozmowach telefonicznych istnieje ryzyko niezrozumienia lub pominięcia informacji – ciężko rozmawiać telefonicznie o obliczeniach matematycznych.

“Błędne generowanie zestawień/bilansu/rachunku zysków i strat/CIT-8/PIT-11”

Najlepsza metoda zgłaszania:

Wiadomość mailowa na adres serwisu lub zgłoszenie poprzez system zgłaszania błędów w programie.

Informacje potrzebne do przeanalizowania sytuacji i udzielenia konkretnej odpowiedzi:

W tym przypadku szalenie ważny jest plik archiwum i wskazanie konkretnej firmy/pracownika i najlepiej ścieżki działania.

Kilka słów uzasadnienia dlaczego telefon nie wystarczy:

Na wszelkie zestawienia czy wydruki wpływa bardzo wiele danych w programie. W przypadku bilansów/RZiS/CIT-8 konieczne są odpowiednie definicje stworzone w programie. Tak samo w przypadku np. PIT-11 – na to jak generowany jest PIT wpływa wiele ustawień i wynagrodzenie na przełomie całego roku.
Takie analizy wymagają od nas sprawdzenia wszystkiego krok po kroku. Konieczna jest weryfikacja definicji (czy przeprowadzona poprawnie), czy weryfikacja ustawień dla danego pracownika.

“Problem z importem w programie”

Najlepsza metoda zgłoszenia:

Wiadomość mailowa na adres serwisu lub zgłoszenie poprzez system zgłaszania błędów w programie.

Informacje potrzebne:
W przypadku problemów z importem możemy rozdzielić dwie kwestie: albo import uniwersalny albo import plików JPK.

Do analizy importu plików JPK konieczne jest zawarcie również pliku który klient chce zaimportować. W przypadku w którym plik nie pochodzi z naszego programu taka analiza jest odpłatna.
W przypadku importu uniwersalnego potrzebne jest archiwum z programu ObSp i z programu księgowego z którego klient korzysta. Pozwala nam to na zweryfikowanie nie tylko pliku który się generuje, ale również wszystkich dokumentów w programie.

Kilka słów uzasadnienia dlaczego telefon nie wystarczy:

W kwestii importu wszystko opiera się na danych plikach. Analiza często wymaga weryfikacji danego pliku JPK i przejrzenia co dokładnie się w nim znajduje. Tak samo w przypadku importu uniwersalnego – konieczne jest spojrzenie na sam plik który się generuje a czasami trzeba nawet zweryfikować kwestie zawarte w programie ObSp.