Dlaczego uprawnienia w KSeF są konieczne do sprzedaży?
KSeF to system zamknięty i bezpieczny. Samo posiadanie programu ObSp nie pozwala na wysyłkę faktur do obiegu prawnego, dopóki system Ministerstwa Finansów nie „rozpozna”, że masz do tego prawo.
Bez poprawnych uprawnień:
-
faktury wystawione w ObSp zostaną odrzucone przez serwer KSeF,
-
program nie otrzyma unikalnego Numeru KSeF dla dokumentu,
-
faktura nie zostanie uznana za wprowadzoną do obrotu (nie trafi do kontrahenta).
Kto może otrzymać uprawnienia do wystawiania faktur?
W programie ObSp uprawnienia są niezbędne, aby proces sprzedaży przebiegał automatycznie. Możesz je nadać:
-
Osobie fizycznej – np. pracownikowi działu sprzedaży lub fakturowania, aby mógł podpisywać i wysyłać dokumenty.
-
Podmiotowi – np. zewnętrznej firmie wspierającej sprzedaż lub biuru rachunkowemu (jeśli to oni wystawiają faktury w Twoim imieniu).
-
Samemu sobie – jako właścicielowi (poprzez uwierzytelnienie podczas pierwszego połączenia).
Gdzie nadaje się uprawnienia?
Ważne: Uprawnień nie nadaje się bezpośrednio w programie ObSp. Robi się to w oficjalnym serwisie rządowym. Program ObSp jedynie „korzysta” z tych uprawnień podczas komunikacji z serwerem.
Instrukcja: Jak nadać uprawnienia do wystawiania faktur (krok po kroku)
Ten proces wykonuje właściciel firmy lub osoba z uprawnieniami administratora.
Wejdź na stronę KSeF: Otwórz przeglądarkę i przejdź pod adres: https://ksef.mf.gov.pl/web/login.
Wprowadź NIP Firmy i kliknij „Uwierzytelnij”.
Zaloguj się: Użyj swojego Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Przejdź do zakładki „Uprawnienia”: Po zalogowaniu wybierz sekcję zarządzania dostępami.
Wskaż osobę/podmiot i zakres: Wybierz opcję nadania uprawnień dla konkretnej osoby (np. pracownika po jego numerze PESEL lub NIP).
Jaki zakres uprawnień wybrać dla sprzedaży?
Aby program ObSp mógł w pełni obsługiwać proces sprzedaży, należy wybrać zakres: „Osobie fizycznej do pracy w KSeF” lub „Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur”.
Co to daje w programie ObSp?
-
Wystawianie i wysyłka: Możliwość generowania e-faktury i natychmiastowego wysłania jej do KSeF.
-
Otrzymywanie numeru KSeF: System połączy dokument z nadanym mu unikalnym identyfikatorem.
-
Przeglądanie: Możliwość sprawdzenia w ObSp statusu faktur wysłanych wcześniej
Przykład dla podmiotu:
Przykład dla osoby fizycznej:
Po nadaniu uprawnień jesteśmy w stanie je sprawdzić z poziomu opcji „Zarządzaj uprawnieniami”:
Zarządzanie uprawnieniami
W sekcji „Zarządzaj uprawnieniami” na stronie możesz w każdej chwili:
-
sprawdzić listę osób uprawnionych do fakturowania w ObSp,
-
odebrać dostęp pracownikowi, który przestał pracować w firmie
Podsumowanie
Prawidłowe nadanie uprawnień na portalu KSeF jest „zielonym światłem” dla programu ObSp. Dzięki temu każda faktura wystawiona przez Twoich pracowników zostanie natychmiast zaakceptowana przez system państwowy i dostarczona do nabywcy.