KSeF

Nadanie uprawnień dla księgowej w firmie.
Ten wariant stosuje się, gdy obsługę księgową firmy prowadzi własna księgowa.

Wejdź na stronę KSeF. Otwórz przeglądarkę i przejdź pod adres: https://ksef.mf.gov.pl/web/login

Wprowadź NIP Firmy i kliknij Uwierzytelnij

Zaloguj się. Użyj swojego Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (jeśli prowadzisz spółkę).

Przejdź do zakładki „Uprawnienia”. Po zalogowaniu odnajdź i wybierz odpowiednią sekcję w systemie. Wybierz Nadaj Uprawnienie.

• Właścicielskie (dla JDG): Jako podatnik prowadzący działalność, masz automatyczne uprawnienia właścicielskie (NIP) i możesz działać w systemie samodzielnie lub nadawać uprawnienia innym.
• Nadane (dla pracownika/innej osoby):
  • Metoda 1 (ZAW-FA):
     Jeśli firma nie ma pieczęci kwalifikowanej, składa formularz ZAW-FA, wskazując pracownika, który będzie działał w imieniu firmy
  • Metoda 2 (Bez ZAW-FA): Uprawnienia można nadać, logując się Profilem Zaufanym (PESEL) lub e-dowodem (NIP/PESEL/dane unikalne podpisu), a następnie w sekcji „Uprawnienia” w KSeF przypisać zadania (np. wystawianie faktur, dostęp). 

Wskaż rodzaj uprawnienia Osobie fizycznej do pracy z KSeF

Zaznacz opcję:  Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym NIP lub PESEL.

Szczegółowy opis uprawnień:

• Wystawiania faktur
  • Co to oznacza: To najbardziej aktywne uprawnienie. Osoba ta będzie mogła tworzyć nowe faktury, podpisywać je i wysyłać do systemu KSeF w Twoim imieniu.
  • Dla kogo: Dla pracowników działu sprzedaży, fakturowania lub księgowych prowadzących pełną obsługę.
• Przeglądania faktur (Zaznaczone na zdjęciu)
  • Co to oznacza: Jest to uprawnienie typu „tylko do odczytu”. Osoba ta może widzieć wszystkie faktury sprzedaży i zakupu, pobierać je i archiwizować, ale nie może ich wystawiać, korygować ani usuwać.
  • Dla kogo: Dla właścicieli firm, którzy chcą tylko kontrolować koszty, dla zewnętrznych księgowych (do księgowania dokumentów) lub audytorów.
• Przeglądania uprawnień
  • Co to oznacza: Osoba ta będzie mogła zobaczyć listę innych osób, które mają dostęp do tego konta w KSeF oraz zakres ich praw. Nie może jednak tych uprawnień zmieniać ani nadawać nowych (chyba że posiadałaby tzw. uprawnienia właścicielskie, ale tutaj mówimy o podstawowym podglądzie).
  • Dla kogo: Dla osób nadzorujących bezpieczeństwo lub kierowników działów.
• Przeglądania historii sesji (generowania UPO)
  • Co to oznacza: Dostęp do logów technicznych. Osoba ta może sprawdzić, czy wysłane faktury zostały poprawnie przetworzone i – co najważniejsze – może pobrać UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). UPO jest kluczowym dowodem na to, że faktura została skutecznie dostarczona w świetle prawa.
  • Dla kogo: Dla księgowych i osób odpowiedzialnych za obieg dokumentów, aby mieć pewność, że wszystko jest zgodne z przepisami.
• Zarządzania jednostkami podrzędnymi
• • Co to oznacza: Opcja ta dotyczy bardziej rozbudowanych struktur (np. jednostki samorządu terytorialnego, grupy kapitałowe), gdzie istnieją wewnętrzne oddziały. Pozwala na zarządzanie uprawnieniami w ramach tych mniejszych jednostek.
  • Dla kogo: Zazwyczaj nie dotyczy standardowych małych i średnich firm.

Nadaj uprawnienia do przeglądania faktur.
Po pomyślnym nadaniu uprawnień zostaniesz poinformowany na ekranie.

W każdej chwili możesz sprawdzić jak również odebrać uprawnienia nadane w opcji  Zarządzaj uprawnieniami.

Artykuł należy do zbioru tematów pomocy: Przewodnik po KSeF.