Jak działa KSeF i do czego służy w programach KPiR i KsH
KSeF jako centralny system faktur
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system, w którym gromadzone są faktury ustrukturyzowane wystawiane przez podatników. Faktura zapisana w KSeF ma postać uporządkowanego dokumentu elektronicznego i jest przechowywana w jednym, wspólnym systemie.
Z punktu widzenia obrotu gospodarczego oznacza to, że:
-
faktura po przyjęciu do KSeF staje się oficjalnym dokumentem transakcji,
-
dokument jest dostępny w systemie dla uprawnionych stron,
-
KSeF pełni rolę centralnego źródła faktur dla celów podatkowych i księgowych.
Centralizacja faktur w jednym systemie porządkuje obieg dokumentów i umożliwia ich jednolity dostęp.
Udostępnianie faktur w KSeF
Faktury zapisane w KSeF są udostępniane w sposób systemowy. Oznacza to, że nabywca uzyskuje dostęp do faktur poprzez KSeF, a nie poprzez bezpośrednie przekazywanie dokumentów między kontrahentami.
W praktyce:
-
faktura po przyjęciu do KSeF trafia do centralnego repozytorium,
-
nabywca uzyskuje do niej dostęp w systemie,
-
program księgowy pobiera faktury bezpośrednio z KSeF.
Dzięki temu faktury są zawsze pobierane z jednego, wiarygodnego źródła, co sprzyja automatyzacji dalszych procesów księgowych.
Zasady dostępu do faktur w KSeF
Dostęp do faktur w KSeF opiera się na trzech uzupełniających się mechanizmach:
Uprawnienia
Uprawnienia określają, kto może uzyskać dostęp do faktur danej firmy. Mogą one zostać nadane:
-
innemu podmiotowi, np. biuru rachunkowemu,
-
konkretnej osobie fizycznej, np. księgowej.
Uprawnienia są przypisywane do firmy i decydują o tym, jakie dane są widoczne w KSeF.
Uwierzytelnienie
Uwierzytelnienie potwierdza tożsamość osoby lub podmiotu wykonującego operacje w KSeF. Stanowi ono podstawę bezpiecznego dostępu do systemu oraz umożliwia korzystanie z certyfikatu KSeF.
Certyfikat KSeF
Certyfikat KSeF umożliwia programowi księgowemu automatyczne łączenie się z KSeF. Jest on przypisany do użytkownika i pozwala na:
-
sprawne pobieranie faktur,
-
obsługę wielu firm (jeżeli użytkownik ma do nich nadane uprawnienia),
-
wykonywanie operacji bez konieczności każdorazowego potwierdzania tożsamości.
Rola programów KPiR i KSH w pracy z KSeF
Programy KPiR i KSH wykorzystują KSeF jako źródło dokumentów księgowych. Ich zadaniem jest:
-
pobieranie faktur zapisanych w KSeF,
-
zapisywanie pobranych dokumentów w bazie programu,
-
przygotowanie faktur do dalszego księgowania zgodnie z obowiązującymi zasadami ewidencji.
Integracja z KSeF pozwala na uporządkowaną i spójną pracę na dokumentach pochodzących z jednego systemu.
Dlaczego KSeF wspiera pracę księgową
Centralny charakter KSeF sprawia, że:
-
faktury są dostępne w jednym miejscu,
-
dostęp do dokumentów jest kontrolowany przez uprawnienia,
-
proces pobierania i księgowania może być częściowo zautomatyzowany.
Dla użytkownika programów KPiR i KsH oznacza to większą przejrzystość dokumentów i mniejsze ryzyko pominięcia faktury w ewidencji.
Podsumowanie
KSeF jest centralnym systemem przechowywania faktur ustrukturyzowanych, a programy KPiR i KsH umożliwiają pobieranie tych dokumentów i ich księgowanie. Poprawna konfiguracja uprawnień, uwierzytelnienia i certyfikatu pozwala w pełni wykorzystać KSeF jako stabilne źródło danych księgowych.
Artykuł należy do zbioru tematów pomocy: Przewodnik po KSeF