Generowanie certyfikatów KSeF w programach KPiR i KsH

Certyfikat KSeF to cyfrowe narzędzie kryptograficzne potwierdzające tożsamość osoby lub podmiotu, które jest wydawane przez Centrum Certyfikacji Ministerstwa Finansów. Posiadanie takiego certyfikatu pozwoli na bezpieczne, wydajne i zautomatyzowane korzystanie z KSeF.

W programach Varico do uwierzytelniana się w systemie KSeF wykorzystywany jest CERTYFIKAT TYPU 1

Po zalogowaniu się certyfikatem KSeF brane jest pod uwagę uprawnienia powiązane z identyfikatorem podatkowym (NIP, PESEL) zapisanym na tym certyfikacie. System uwzględnia powiązanie identyfikatorów NIP i PESEL. Oznacza to, że osoba fizyczna lub podmiot uwierzytelniony certyfikatem KSeF może działać w systemie w obrębie uprawnień nadanych na oba ww. identyfikatory podatkowe (niezależnie, na który identyfikator był wygenerowany certyfikat).

Po uwierzytelnieniu się osoba lub podmiot może wykonywać działania w systemie zgodnie z przypisanymi im w KSeF uprawnieniami.

Proces nadawania uprawnień dla księgowej lub pracowników został opisany temacie „Jak nadać uprawnienia swojej księgowej lub księgowemu w KSeF, aby pobierać faktury do KPiR i KsH?„

1. Przed wygenerowaniem certyfikatu możesz skorzystać z opcji zapamiętywania poświadczeń autoryzacyjnych.

Opcja pozwala zapamiętać użytą jednokrotnie metodę autoryzacji i nie wymaga przez określony czas ponownej autoryzacji ( Profilem zaufanym, Podpisem kwalifikowanym, Certyfikatem KSeF, Pieczęcią) np. przy generowaniu Certyfikatu KSeF lub pobieraniu faktur z KSeF.

Przejdź do Konfiguracja -> KSeF -> Parametry.

Dialog „Parametry KSeF” umożliwia konfigurację czasu ważności poświadczeń autoryzacyjnych.

Możliwe są opcje do wyboru:

Tylko na czas bieżącej operacji
- żadne nowe poświadczenie nie będzie przechowywane i będzie używane tylko dla bieżącej operacji, więc będzie wymagana autoryzacja przy każdej kolejnej operacji.
Do ponownego logowania w programie
- wszystkie zachowane poświadczenia danego użytkownika będą usuwane w momencie logowania do programu, lub zmiany użytkownika w module V-KSeF
Do końca bieżącego dnia
- ważność nowych poświadczeń będzie ograniczana do końca bieżącej doby
Do 3 dni od uzyskania poświadczenia
- ważność nowych poświadczeń będzie ograniczana do 3 dób od momentu jego uzyskania
Do 7 dni od uzyskania poświadczenia
- ważność nowych poświadczeń nie będzie ograniczana (domyślna ważność poświadczenia uzyskanego w KSeF to 7 dób)

Wybierz preferowaną długość czasu podtrzymania poświadczeń autoryzacyjnych i zatwierdź dialog klikając OK.

Uwaga! Możliwość ustawienia i zatwierdzenia opcji ma tylko użytkownik z prawami administratora programu!

2. W celu wygenerowania certyfikatu w programie KPiR lub KsH

wybierz w górnym menu programu Konfiguracja -> KSeF -> Metody autoryzacji bieżącego użytkownika.

Dialog KSeF – Metody autoryzacji:

W tytule zakładki zawarty jest:
- NIP firmy w ramach której jest uruchomiony dany panel
Każdy moduł ma wybranego użytkownika
- Domyślnie jest nim użytkownik, który jest zalogowany w programie głównym i który uruchomił dany moduł
- Użytkownika można zmienić, ale wymaga to podania hasła dla nowego użytkownika
Obok panelu użytkownika znajduje się panel metody autoryzacji użytkownika
- wyświetlany jest domyślny sposób zaznaczony w dialogu Metod autoryzacji dla środowiska produkcyjnego – nieprzeterminowane
Moduł Metody autoryzacji umożliwia wybór domyślnej metody autoryzacji dla użytkownika, oraz generowanie certyfikatów KSeF będących dodatkowymi metodami autoryzacji.
- “Profil zaufany”
  - jedna stała pozycja, zawsze dostępna
- “Certyfikat KSeF”
  - tyle pozycji ile będzie certyfikatów zapisanych w bazie
  - będą to certyfikaty dla danego środowiska (produkcja/demo/test)
  - z dopiskiem “(pieczęć)” jeśli ma cechy pieczęci kwalifikowanej
  - bez dopisku jeśli ma cechy podpisu kwalifikowanego (osobistego)
- “Podpis kwalifikowany”
  - z systemowego magazynu certyfikatów
  - spełniający wymagania podpisu kwalifikowanego (osobistego)
- “Pieczęć kwalifikowana”
  - z systemowego magazynu certyfikatów
  - spełniający wymagania pieczęci kwalifikowanej (firmowej)

3. W celu wygenerowania nowego certyfikatu dla wybranego użytkownika należy wybrać jedną z metod autoryzacji użytkownika:

Profil Zaufany
Podpis kwalifikowany
Pieczęć KSeF

Następnie przechodzimy do Generowania Certyfikatu KSeF:

Przykład wygenerowania przy użyciu Profilu Zaufanego:

Uwaga! Przed wygenerowaniem certyfikatu pamiętaj o nadaniu uprawnień pracownikowi.

Generuj
- Umożliwia wykonanie wniosku o nowy certyfikat
- W wybranym środowisku
- Przy pomocy metody autoryzacji użytkownika
- Wykonywany w kontekście aktualnej firmy
- Aktywny niezależnie od wybranej pozycji listy
- Aktywuje panel procesu generowania certyfikatu (patrz niżej)

Panel pozwala wygenerować i pobrać z systemu KSeF nowy certyfikat KSeF.

Tytuł panelu:
- wskazuje nazwę środowiska, w którym będzie wygenerowany certyfikat
  - jest to aktualne środowisko przypisane do kontekstu
- wskazuje nazwę wybranej metody autoryzacji użytkownika
  - metoda ta będzie użyta do wykonania operacji w KSeF
Nowy certyfikat
- otrzyma cechy podmiotowe wybranej metody autoryzacji
  - imię i nazwisko lub nazwę organizacji
  - nazwa powszechna – z dopiskiem “(uwierzytelnienie)”
  - identyfikator (nip/pesel)
  - kraj
- będzie ważny przez 2 lata od wskazanej daty początku ważności
  - jeśli wskazana data jest datą aktualną, to data początku nie będzie wskazana we wniosku, a początek ważności certyfikatu będzie ustalony z chwilą jego uzyskania
  - jeśli wskazana data jest datą przyszłą, to będzie ona wskazana we wniosku, a początek ważności certyfikatu będzie ustalony na wskazaną datę, na godzinę 00:00.

4. W celu wygenerowania Certyfikatu uzupełnij pola:

“Nazwa certyfikatu”
- Wprowadź przyjazną nazwę własną dla certyfikatu
“Ważny od”
- wskaż datę początku ważności certyfikatu
“Nadaj hasło”
- Nadaj hasło dla certyfikatu, które będzie wymagane przy jego użyciu
- Wymagania hasła:
  - Minimum 6 znaków
  - Minimum 1 duża litera
  - Minimum 1 mała litera
  - Minimum 1 cyfra
  - Minimum 1 znak specjalny
„Powtórz hasło”
1. Przepisz wcześniej nadane hasło

Wybierz przycisk “Generuj”

System najpierw zweryfikuje dane
- przerwie proces i wyświetli komunikat o błędzie gdy
  - Nie podano nazwy certyfikatu
  - Hasło nie spełnia wymagań skomplikowania
  - Powtórzone hasło jest inne niż nadane
Po weryfikacji uruchamia procesy (opisane poniżej) wysyłki wniosku o certyfikat

Wyświetlone zostanie okno do podpisania manifestu autoryzacyjnego. Wystarczy lewym klawiszem myszy kliknąć w „Przeciągnij mnie XML” i przytrzymując upuścić w „Dodaj plik lub przeciągnij go na to pole”.

Zostanie dodany plik.

Następnie wybierz Dalej

W kolejnym oknie kliknij Podpisz

Wybierz metodę podpisu np. Profil Zaufany

Zaloguj się za pomocą nazwy użytkownika lub adresu email, alternatywnie skorzystaj z logowania przez Bank lub innego dostawcy.

Po zalogowaniu podpisz dokument.

Wyraź zgodę.

Potwierdź podpisanie dokumentu poprzez sms.

Następnie kliknij Pobierz podpisane dokumenty

Został uruchomiony proces generowania certyfikatu. W celu pobrania go, wybierz Pobierz. Certyfikat zostanie dodany w dialogu „Metod autoryzacji”.

W przypadku nieustawienia zapamiętywania poświadczeń autoryzacyjnych (opisanych w pkt 1. poradnika) zostanie uruchomiony proces generowania certyfikatu, po wybraniu Pobierz otworzy się dialog autoryzacji Profilem Zaufanym. Wszystkie kroki autoryzacyjne trzeba będzie powtórzyć ponownie w celu pobrania Certyfikatu KSeF do programu.

Po pobraniu Certyfikatu KseF ustaw domyślną metodę autoryzacji użytkownika na Certyfikat KSeF

Od tego momentu możliwa będzie autoryzacja przy pomocy Certyfikatu KSeF i pobieranie faktur do programu.

Artykuł należy do zbioru tematów pomocy: Przewodnik po KSeF

KSeF