Szablony importowe z ObSp

140  22 sierpnia 2016 Jan Tozrobi 0

Sposób tworzenia szablonów importowych, amortyzacji i kosztów wynagrodzeń jest oparty na tych samych zasadach jak tworzenie szablonów przy wpisywaniu. W pomocy tej omówione zostaną opcje, które są charakterystyczne tylko dla szablonów importowych z ObSp®, amortyzacji i kosztów wynagrodzeń.

Szablony importowe z ObSp® służą do automatycznego księgowania wszystkich dokonywanych operacji w programie Obsługa Sprzedaży ObSp®.

Szablony importowe z ObSp® tworzymy w opcji Inne -> Szablony księgowania -> Przy imporcie danych.

zdjecie1(szablony ksiegowania-przy imporcie danych)

Otworzy nam się dialog Szablony importowe. Klikamy na Dodaj

zdjecie2(dodawanie szablonu)

Po kliknięciu dodaj oczom ukaże się dialog Dodawanie szablonu importowego

zdjecie3(dialog szablonu importowego)

W dialogu Dodawanie szablonu importowego

oprócz standardowych pól (np. Nazwa szablonu, Numer dowodu itp.) znajdują się pola specyficzne dla tworzenia szablonów importowych:

  • klawisz Operacja, w której znajduje się lista operacji dokonywanych w programie ObSp® (sprzedaż, zakup, przyjęcie zewnętrzne itd.). Na liście tej należy zaznaczyć operację z ObSp®, której ma dotyczyć tworzony szablon.

zdjecie4(dialog operacje)

Wybraną opcję należy zaznaczyć poprzez opcję Zaznacz lub klawiszem Insert.

zdjecie5(klikniecie zaznacz)

Po zaznaczeniu wybranej operacji należy zatwierdzić wybór opcją Zatwierdź.

zdjecie6(klikniecie zatwierdz)

UWAGA! Możliwe jest zaznaczenie tylko jednej operacji tworząc jeden szablon. Oznacza to, że można utworzyć na przykład tylko jeden szablon sprzedaży, jeden szablon zakupu itd.

Opcja Ujmować zerowe wpisy – powoduje import również wpisów zerowych

zdjecie7(zaznaczenie ujmowac zerowe wpisy)

Opcje: Bez wpisu do ewidencji VAT, Wpis do ewidencji sprzedaży VAT, Wpis do ewidencji zakupów VAT.

zdjecie8(zaznaczenie bez wpisow, wpis itp.)
Poprzez klawisz F3 – lista symboli w polu Operacja program przechodzi na listę opisów dla danych wczytywanych z pliku importowego.\

zdjecie9(opisy i znaczenie)

 

Przykładowo jeśli wybierzemy symbol ~NR_DOK to w polu Operacja w opcji Księga -> Miesiące -> Księgowania -> Przygotowane -> Dodaj pojawi się numer dokumentu importowanego z programu ObSp

Dodawanie elementów szablonu importowego

Poprzez opcję Dodaj

zdjecie10(opcja dodaj)

przechodzimy do dialogu dodawania elementu szablonu importowego.

zdjecie11(element szablonu importowego)

W polu Konto określamy sposób ustalania konta, na którym ma być dokonany zapis.

W polu Konto znajdują się opcje:

  • Stały numer konta – wszystkie operacje będą zapisywane na jednym stałym koncie,
    • Numer konta firmy – parametr ten oznacza powiązanie firmy w programie Obsługa Sprzedaży ObSp® poprzez kod z planem kont w programie zdjecie12(OBSP - kod obsp do ksh)

KsH®. Kod w ObSp® przechodzimy do opcji Firmy-> Dostawcy/Odbiorcy Klikamy Modyfikuj

zdjecie13(obs modyfikacja i dodanie kod klienta)

Następnie klikamy informacje dodatkowe

zdjecie 14(obsp - informacje dodatkowe)

I wpisujemy kod w polu Kod klienta w programie KsH aby powiązać firmy.

zdjecie 15(kod klienta w porgramie KSH)

Numer konta towaru – kod towaru, poprzez który KsH® zapisze wszystkie operacje z ObSp®, definiujemy w ObSp® w opcji Towary -> Katalog

Klikamy Dodaj/Modyfikuj i przechodzimy do pola Kod w KsH.

zdjecie16(obs katalog)

zdjecie17(kod w Ksh)

Podobnie jak w przypadku kodu firmy określamy unikalny kod określony dowolnymi znakami lub numerem konta księgowego.

  • Numer konta na dokumencie -podobnie jak w przypadku kodów firmy i kodów towarów każdy dokument tworzony w ObSp® (opcja Inne -> Dokumenty) może posiadać swój unikalny kod, po którym KsH® będzie wczytywać dane na odpowiednie konta. Kod dla pozycji dokumentu definiujemy w opcji Dokumenty –> / Sprzedaży/ Zakupów -> Przeglądaj dokument, pole Symbol w KsHzdjecie18(symbol ksh w dokumencie)
    • Numer konta przeksięgowania Wn – opcja wykorzystywana do przeksięgowywania przedpłat z ObSp ze strony Wn,
    • Numer konta przeksięgowania Ma – opcja wykorzystywana do przeksięgowywania przedpłat z ObSp ze strony Ma.

    Poniższa tabelka ukazuje to co należy zrobić i w jakim miejscu w programie ObSp® i KsH®, aby szablony w odpowiedni sposób importowały dane z ObSp®.

    Konta wg kodu:

    Rodzaj kodu

    W ObSp® definiujemy w opcji:

    W KsH® definiujemy:

    Dla firmy

    Unikalny kod

    (odznaczona opcja jest kontem księgowym np. ABC)

    Firmy -> Dane firmy/Dostawcy/Odbiorcy>informacje dodatkowe -> pole kod klienta w programie KsH® -> wpisujemy unikalny kod

    Księgowanie -> Konta -> Dodaj/Modyfikuj -> Kody(import z ObSp® ) -> pole kod firmy

    Zaznaczona opcja Jest kontem księgowym

    Firmy ->Dane firmy /Dostawcy/Odbiorcy ->informacje dodatkowe> Kod klienta w programie KsH® -> wpisujemy numer konta analityczne tej firmy w KsH®

    nie ma potrzeby dodatkowego definiowania konta

    Dla towaru

    Unikalny kod

    (odznaczona opcja jest kontem księgowym np. ABC)

    Towary -> Katalog -> Dodaj/Modyfikuj -> w polu Kod w KsH® wpisujemy unikalny kod

    Księgowanie -> Konta -> Dodaj/Modyfikuj -> Kody(import z ObSp® ) -> pole kod towaru

    Zaznaczona opcja Jest kontem księgowym

    Towary -> Katalog -> Dodaj/Modyfikuj -> w polu Kod w KsH® wpisujemy numer konta towaru z KsH®

    nie ma potrzeby dodatkowego definiowania konta

    Dla pozycji dokumentu

    Unikalny kod

    (odznaczona opcja jest kontem księgowym np. ABC)

    Dokumenty -> np. Faktury i zamówienia -> Dodaj/Modyfikuj -> pole -> Wzór tworzenia kodów pozycji dokumentu (KsH®) -> wpisujemy unikalny kod

    Księgowanie -> Konta -> Dodaj/Modyfikuj -> Kody(import z ObSp® ) -> pole kod pozycji dokumentu

    Zaznaczona opcja Jest kontem księgowym

    Dokumenty -> np. Faktury i zamówienia -> Dodaj/Modyfikuj -> pole -> Wzór tworzenia kodów pozycji dokumentu (KsH®) -> wpisujemy numer konta rodzaju dokumentu w KsH®

    nie ma potrzeby dodatkowego definiowania konta

     

     

    W prawym górnym rogu dialogu znajduje się opcja Kod jest kontem księgowym. Opcja ta dotyczy tego czy kod, po którym program będzie księgował, jest:

    • numerem konta księgowego (opcja Kod jest kontem księgowym zaznaczona) lub
    • unikalnym kodem (opcja Kod jest kontem księgowym odznaczona).

    Aby import danych z ObSp® do KsH® wg unikalnych kodów został wykonany pomyślnie należy, oprócz nadania kodu w ObSp®, również odpowiednio zdefiniować konto w KsH®. W opcji Księgowanie -> Konta -> Dodaj/Modyfikuj -> klawisz Kody(import z ObSp) należy odpowiednio wpisać kod firmy, kod towaru lub kod pozycji dokumentu.

    Poniżej opcji Kod jest kontem księgowym znajduje się pole Numer domyślny, w którym należy wpisać konto domyślne. Na wpisane konto program będzie wczytywał operacje, które nie miały w ObSp® określonego kodu. W slangu księgowym jest to tzw. konto „śmietnik”. Dzięki takiemu rozwiązaniu nie ma możliwości, aby program KsH® pominął jakąś operację przy wczytywaniu danych. Program nie pozwala zatwierdzić stworzonego elementu bez określenia konto domyślnego.

    W części Wn i Ma zamiast opcji Kwota podawana przez użytkownika znajduje się opcja Kwota wczytana z pliku. Pozostałe opcje są identyczne jak przy tworzeniu szablonu księgowego przy wpisywaniu (Kwota wyliczana z formuły, Stała kwota). Po zaznaczeniu opcji Kwota wczytana z pliku pojawia się klawisz Określenie danych. Klawisz ten prowadzi do listy operacji, które określają rodzaj kwoty wczytywanej z ObSp® (np. łączna kwota netto, łączna kwota VAT itp.) Należy wybrać jedną z operacji i zatwierdzić (opcja Zatwierdź). Dzięki określeniu rodzaju kwoty program KsH® odpowiednio wczytuje dane z ObSp®.

    W części Opis znajdują się tylko dwie opcje:

    • Stały opis przy wszystkich,
    • Stały opis przy tym koncie.W obu przypadkach dostępne jest pole Domyślny opis, w którym poprzez klawisz F3 – lista symboli program przechodzi na listę opisów dla danych wczytywanych z pliku importowego. Lista symboli jest identyczna jak w przypadku pola Operacja w dialogu dodawania szablonu księgowania.

    Jak wyeksportować dane z programu z ObSp® do programu KsH®?

    Eksport danych z programu ObSp® umożliwia opcja Operacje -> Eksport dokumentów -> KsH.

     

    zdjecie19(eksport KSH)

    W dialogu Eksport do programu KsH

    zdjecie20(eksport KSH)

należy m.in. określić przedział czasowy, katalog dla pliku z eksportem. Po zatwierdzeniu dialogu program ObSp® tworzy plik eksportowy – ksh_ex.txt. W programie KsH® wczytujemy dane z pliku ksh_ex.txt w opcji Miesiące[F6] -> Księgowania -> Przygotowane -> Wczytaj -> Dane poprzez szablony. Podczas wysyłania i wczytywania danych można wyświetlić raport (klawisz Raport) wyświetlający informacje o stanie pliku importowego i o dostrzeżonych niezgodnościach (np. o braku powiązań kodowych).

Szablony księgowania amortyzacji i kosztów wynagrodzeń

Szablony księgowania amortyzacji i kosztów wynagrodzeń mają na celu umożliwienie bezpośredniego księgowania amortyzacji środków trwałych i wynagrodzeń odpowiednio z modułu środków trwałych i rozliczeń płac (program Rozliczenie Płac RP).

Szablony księgowania amortyzacji

Szablon księgowania amortyzacji tworzy się w praktycznie identyczny sposób jak szablon księgowania przy wpisywaniu. Opcje są identyczne, jedyną różnicą jest możliwość, zaznaczając w części Wn lub Ma Kwota podawana przez użytkownika w polu Zaokrąglać do, przypisania domyślnej wartości raty amortyzacyjnej poszczególnych środków trwałych. Aby to odpowiednio zdefiniować należy w polu Zaokrąglać do przez klawisz funkcyjny F3 przejść na listę symboli. Na liście symboli znajduje się pozycja: RATA_AMORT – rata amortyzacyjna, należy wybrać ją i zatwierdzić wybór. W polu Zaokrąglać do pojawi się wybrany symbol: RATA_AMORT. Dzięki symbolowi program podczas księgowania szablonem sam proponuje kwotę raty amortyzacji wybranego środka trwałego. W podobny sposób można określić formułę matematyczną w przypadku zaznaczenia opcji Kwota wyliczana z formuły w części Wn lub Ma.

 

Sposoby księgowania amortyzacji środków trwałych

W opcji Środki trwałe[F4] -> Księguj znajdują się następujące opcje, które odzwierciedlają poszczególne sposoby księgowania amortyzacji środków trwałych:

zdjecie22(srodki trwale opcje)

  • Pojedynczo – księgowania pojedynczego środka trwałego (konieczne przypisanie szablonu do wybranego środka trwałego)
  • Po kolei – program księguje amortyzacje środków trwałych jako osobne wpisy do księgi (konieczne przypisanie szablonu do wybranego środka trwałego)
  • Wszystkie – księguje wszystkie operacje zbiorczo jednym zapisem (wystarczy wybrać podczas księgowania jeden szablon, na podstawie którego program zaksięguje wszystkie operacje jednym księgowaniem).
  • Wszystkie ich szablonami – księguje wszystkie operacje naraz ale księgując na podstawie szablonów przypisanych do poszczególnych środków trwałych.

Szablony księgowania kosztów wynagrodzeń

Dokładnie w ten sam sposób jak szablony księgowania amortyzacji tworzymy szablony księgowania kosztów wynagrodzeń. Szablony te różnią się między sobą miejscem ich wykorzystania. Szablony te wykorzystuje się do księgowania kosztów wynagrodzeń z modułu Rozliczeń Płac RP. Do dyspozycji użytkownika na liście symboli z pola Zaokrąglać do i Formuła matematyczna są następujące operacje:

  • LISTA_PLAC – suma wypłat wg listy płac
  • RACH_DO_UMOWY – suma rachunku
  • SKLADKA_ZUS_UZ – ZUS bez FP i FGŚP od umowy zlecenie
  • SKLADKA_FP_UZ – składka FP od umowy/zlec.
  • SKLADKA_FGSP_UZ – składka FGŚP od umowy/zlec.
  • SKLADKA_FPiFGSP_UZ – skł. FP i FGŚP od umowy/zlec.
  • ZUS,FPiFGSP_UZ – ZUS, FP i FGŚP od umowy/zlec.

Użycie ww. symboli umożliwi automatyczne księgowanie poszczególnych elementów pomocnych przy księgowaniu zbiorczej listy płac oraz rachunków od umowy zlecenie.

Szablony księgowania kosztów wynagrodzeń wykorzystywane są podczas księgowania rachunków od umów zleceń w opcji Pracownicy[F3] -> Zlecenie -> Rachunek -> Księguj oraz księgowania listy płac w opcji Firma -> Pracownicy -> Zbiorczo -> Lista -> Księgowanie listy płac.

Wdrożenie szablonów u klienta

Szablony mają wiele zalet a jedynym problemem jest…. ich przygotowanie. Zrobienie szablonów nie jest takie proste, należy mieć podstawową wiedzę z zakresu rachunkowości i znać dobrze program KsH®. Poza tym wdrożenie szablonów wymaga wcześniejszego spotkania się z klientem, który powinien przestawić w jaki sposób przygotowywane szablony mają księgować. Oczywiście normalnym sposobem wdrażania szablonów dla klienta jest tworzenie ich od podstaw na archiwum klienta. Jest to dosyć pracochłonny i kosztowny sposób tworzenia szablonów.

Jako alternatywę chciałbym przedstawić dużo łatwiejszy sposób wdrażania szablonów. Dzięki jej prostocie i szybkości można wdrożyć je przy okazji usługi u klienta za dodatkową opłatę. Wdrożenie to powinno przedłużyć usługę maksymalnie o 15 – 30 minut czas usługi.

W jaki sposób można tego dokonać?

Należy mieć wcześniej przygotowane różnego rodzaju pakiety szablonów księgowych wraz z odpowiednimi opisami tak, aby dobrać pakiet najbardziej dopasowany do potrzeb klienta.

Następnie należy sprawdzić czy klient nie posiada już jakiś stworzonych przez siebie szablonów. Jeśli tak należy się upewnić czy nie są mu one jednak potrzebne

UWAGA!

Wczytanie gotowego pakietu nadpisuje to co wcześniej miał klient – niczego nie dopisuje!

Jeśli nie są klientowi potrzebne, można przystąpić do wczytania wybranego pakietu szablonów.

Odpowiednie pliki pakietu należy wczytać do katalogu z programem KsH®. Następnie należy wejść do programu KsH® przeprowadzić minimum szybką indeksację w opcji – -> Indeksowanie. Następnie należy sprawdzić w opcji Inne -> Szablony księgowania czy szablony odpowiednio się wczytały. Następnie należy przedefiniować konta domyślne w poszczególnych elementach szablonów w polu Numer domyślny lub Konto na takie, których klient używa w swoim planie kont. Można ewentualnie usunąć szablon po wczytaniu, który jest w pakiecie a klientowi nie będzie on potrzebny. Na koniec klient powinien odebrać pracę i wypróbować czy szablon księguje tak jak on sobie tego życzył.

Pliki w katalogu KsH®, które dotyczą szablonów:

  • VSZB000X.DBF
  • SZBD000X.DBF
  • ESZB000X.DBF

UWAGA! Wszystkie pliki należy wczytać, ponieważ pojedyncze elementy szablonu zapisywane są w poszczególnych plikach a nie każdy szablon w jednym pliku.

Podstawowe pakiety z szablonami zostaną przygotowane przez DM i na koniec akcji Na wszystko mamy najszybsze programy – szablony w KsH® zostaną przesłane.

Jan Tozrobi
Witaj, przygotowuję odpowiedzi na Twoje pytania w Centrum Pomocy Varico. Jeżeli nie rozwiałem wszystkich Twoich wątpliwości, napisz do mnie, a postaram się wyjaśnić każdą sprawę.

Czy temat jest pomocny?